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Dati del compilatore

Le informazioni sotto servono solo per identificare chi compila e per inviarle la ricevuta. Tempo stimato per il questionario: circa 25 minuti.

Nome e cognome *

Inserisca nome e cognome.

Ruolo / qualifica *

Indichi il suo ruolo.

Studio / sede di appartenenza *

Selezioni una sede.

Email *

Email non valida.

Data di compilazione

I dati raccolti sono trattati da Aritmetika Ltd esclusivamente per finalita di analisi interna. Non vengono condivisi con terze parti. Informativa completa: aritmetika.net/privacy-policy

Sezione A

Organizzazione e processi operativi

A1 Come si apre e si gestisce una nuova pratica per un cliente? Descriva il flusso dall'incarico ricevuto fino alla consegna finale. *

Non c'e una risposta attesa: vogliamo capire com'e oggi, non com'e sulla carta. Se il flusso varia per tipo di pratica, scelga quello piu frequente.

Risposta obbligatoria.

A2 Esiste una procedura scritta per la gestione delle pratiche? *

Si, esiste una procedura scritta seguita da tutti
Esiste ma non e seguita in modo uniforme tra le sedi
E verbale / "si sa come si fa" ma non e scritta
Ogni collaboratore o sede gestisce in modo autonomo

Selezioni una risposta.

Se ci sono differenze tra RTZ e Studio Canovi nel modo di gestire le pratiche, le descriva brevemente:

A3 Come vengono tenute sotto controllo le pratiche aperte di un cliente?

Elenchi Excel per tipo di adempimento
Funzione "pratiche" in Team System
Email come promemoria personali
Post-it / agenda cartacea
Lo sa il collaboratore titolare del cliente
Riunione periodica di allineamento
Nessun sistema strutturato

Stima quanti elenchi separati per adempimento esistono oggi nel gruppo (730, bilanci, dichiarazioni IVA, F24, sindacali...):

A4 Come si vengono a sapere le informazioni verbali (telefonate con clienti, conversazioni WhatsApp, indicazioni date a voce in ufficio)?

Ci interessa capire quante informazioni rimangono nella testa del singolo professionista e non vengono mai messe per iscritto.

A5 Quanto dipende il funzionamento dello studio dalla memoria individuale dei professionisti (sapere dove sono le cose, a che punto e la pratica, cosa ha chiesto quel cliente)? *

Quasi tutto e documentato / tracciato Tutto e nella testa delle persone

Selezioni un valore sulla scala.

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Sezione B

Team System

B1 Quali moduli di Team System vengono usati attivamente oggi?

La partizione RTZ e quella Canovi possono differire — indicare le differenze se esistono.

Contabilita e bilanci
Dichiarazioni fiscali
Paghe e amministrazione personale
Fatturazione elettronica (integrata)
Scadenziario pratiche
Portale clienti (condivisione documenti)
Funzionalita AI integrate (TS Studio AI)
F24 e versamenti
Collegio sindacale / revisione legale

Ci sono moduli disponibili ma non usati — e sa perche?

B2 Le due partizioni Team System (RTZ e Canovi) come comunicano tra loro oggi? *

Non comunicano — sono completamente separate
Export/import manuale di file tra le due partizioni
Accesso condiviso in sola lettura tra le partizioni
Non so come sono configurate tecnicamente

Selezioni una risposta.

Ci sono situazioni in cui la separazione delle partizioni crea problemi operativi concreti?

B3 I dati di Team System vengono anche salvati fuori dal gestionale, nelle cartelle del file server? *

Vogliamo capire quanto e diffusa la pratica di salvare le dichiarazioni anche nella cartellina cliente sul server.

Si — sistematicamente, per quasi tutti i tipi di documento
Solo per alcuni tipi di documento (es. dichiarazioni)
Dipende dal collaboratore — non c'e una regola uniforme
No — i documenti restano solo in Team System

Selezioni una risposta.

B4 Quanto e integrata la fatturazione elettronica con Team System? I documenti in ingresso arrivano direttamente nel gestionale o richiedono intervento manuale?

B5 La riconciliazione tra movimenti bancari e fatture, come avviene in Team System?

Automatica — il gestionale abbina da solo la maggior parte
Semi-automatica — abbina in parte, il resto e manuale
Manuale — ogni abbinamento viene fatto dal collaboratore
Non gestiamo la riconciliazione in TS

Stima quanto tempo richiede mediamente la riconciliazione per un cliente con 50-100 movimenti/mese:

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Sezione C

Email e comunicazioni con i clienti

C1 Quando arriva una richiesta di un cliente via email, come viene gestita dal momento della ricezione fino alla risposta?

Descriva il percorso reale: chi riceve, come capisce di cosa ha bisogno il cliente, dove cerca le informazioni, quanto tempo passa prima di rispondere.

C2 Come vengono gestite le comunicazioni in uscita verso i clienti (richieste documenti, invio pratiche, avvisi scadenza)?

Email manuale del collaboratore titolare
Template email prestabiliti
Notifiche automatiche da Team System
Portale clienti TS
WhatsApp personale del commercialista
Telefonata
Nessun sistema definito

Stima quante email/comunicazioni in uscita verso clienti vengono gestite manualmente ogni settimana (tutto il gruppo):

C3 Quando un collaboratore risponde a un cliente, ha accesso allo storico di tutte le email precedenti con quel cliente, anche quelle di colleghi? *

Si — esiste una mailbox condivisa o un sistema CRM
Parzialmente — vede le sue email ma non quelle dei colleghi
No — ogni collaboratore ha la sua mailbox personale
Dipende dalla sede (RTZ vs Canovi)

Selezioni una risposta.

C4 Cosa succede quando un collaboratore e assente (ferie, malattia) e un suo cliente scrive o chiama?

Questo scenario rivela quanto le informazioni siano portabili tra le persone.

C5 Microsoft 365 e completamente convergente tra RTZ e Canovi o ci sono ancora configurazioni separate?

Si — un unico tenant M365, tutti nella stessa directory
In corso di unificazione — ancora configurazioni parzialmente separate
Ancora separati
Non so

Microsoft Teams viene usato per la comunicazione interna o si usa principalmente WhatsApp / email?

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Sezione D

Documenti e archivio

D1 Descriva la struttura delle cartelle sul file server per un cliente tipo. Come e organizzata? Chi la crea e chi la mantiene?

Siamo consapevoli che RTZ e Canovi hanno strutture diverse. Descriva entrambe se differiscono significativamente.

D2 Quando cerca un documento specifico di un cliente (es. dichiarazione IVA Q3 2023), quanto ci vuole mediamente? *

Meno di 2 minuti — so dove cercare e il nome file e uniforme
3-10 minuti — devo navigare nelle cartelle
Piu di 10 minuti — la struttura non e uniforme o il file non e dove mi aspetto
Devo chiedere al collega che se ne occupava

Selezioni una risposta.

D3 Quanto dei documenti archiviati e ricercabile per contenuto testuale (parola chiave dentro il documento)? *

La maggior parte — posso cercare il testo dentro i file
Solo una parte — molti PDF sono scansioni non ricercabili
Quasi nulla — la maggior parte sono PDF immagine o file cartacei scansionati
Non ho modo di cercare per contenuto, solo per nome file

Selezioni una risposta.

D4 Come arrivano i documenti dai clienti allo studio, e chi li smista nelle cartelle giuste? *

Via email — il collaboratore li salva manualmente in cartella
Via portale TS — i documenti entrano direttamente in TS
Mix: email per alcuni clienti, portale per altri
Ancora in parte su carta / fisicamente allo studio

Selezioni una risposta.

Stima quanti documenti in ingresso dai clienti vengono elaborati ogni settimana (tutto il gruppo):

D5 Puo descrivere lo stato attuale del lavoro di uniformazione dell'albero cartelle tra RTZ e Canovi? A che punto siete?

Sappiamo che e un lavoro in corso — ci interessa capire l'ampiezza dello sforzo rimanente.

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Sezione E

Scadenze, adempimenti e collegio sindacale

E1 Come viene gestito lo scadenziario fiscale per i clienti dello studio? Chi lo aggiorna e come vengono avvisati i collaboratori? *

Ci descriva quanti elenchi separati esistono e come vengono tenuti sincronizzati — o non lo vengono.

Risposta obbligatoria.

E2 Nell'ultimo anno, ci sono state scadenze mancate o quasi mancate? Con quale frequenza accade? *

Mai — il sistema funziona bene
Raramente (1-2 volte l'anno)
Qualche volta (3-6 volte l'anno)
Piu spesso di quanto vorremmo

Selezioni una risposta.

Se e accaduto, puo descrivere brevemente cosa ha causato il problema (non chi, ma cosa nel processo non ha funzionato)?

E3 Collegio sindacale e verifiche: come funziona oggi il processo per gli incarichi di sindaco/presidente/amministratore? *

Vogliamo capire il flusso attuale in dettaglio: chi fa cosa, con quali documenti, in quanto tempo, dove si trovano i ritardi.

Risposta obbligatoria.

E4 Per le attivita di collegio sindacale, quali di questi passaggi vengono fatti oggi completamente a mano?

Recupero dati contabili / saldi da Team System
Compilazione del verbale (da template)
Controllo delle scritture contabili
Verifica della cassa e dei conti bancari
Archiviazione del verbale firmato
Pianificazione e calendarizzazione degli incarichi
Invio promemoria/convocazioni ai componenti del CDA

Stima il tempo medio per produrre un verbale trimestrale di collegio sindacale (da zero a verbale firmato):

E5 Oltre al collegio sindacale, c'e un altro processo ad alto volume e alta ripetitivita che considera prioritario migliorare? *

Risposta obbligatoria.

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Sezione F

Infrastruttura e sicurezza

F1 Come funziona il lavoro da remoto oggi per i collaboratori? Usano VPN? Ci sono sedi dove la connessione e piu lenta o problematica?

Ci interessa capire quante persone lavorano da remoto e quali sedi hanno problemi di connettivita.

F2 Sul fronte riservatezza e accesso ai dati: quali di queste situazioni si verificano oggi?

Non e possibile sapere chi ha aperto un file specifico nell'ultimo mese
Non e possibile sapere se qualcuno ha copiato o esportato documenti di clienti
Non c'e un sistema di alert per accessi anomali
Il disaster recovery non e stato testato di recente
Non e chiara la frequenza di sincronizzazione dei backup
I diritti di accesso alle cartelle non sono granularmente definiti

Se arrivasse oggi una richiesta GDPR di accesso ai dati da parte di un cliente (art. 15 GDPR), quanto tempo richiederebbe evaderla?

F3 Vi chiediamo di indicare la disponibilita dei seguenti documenti. Condividerete i materiali con il team Aritmetika contestualmente all'invio del questionario.

Organigramma del gruppo (struttura sedi, ruoli, FTE per area)
Schema infrastruttura IT (server per sede, connessioni, VPN, backup)
Documento interno su AI per lo studio (se redatto)
Policy backup e disaster recovery (anche descrizione informale)
Struttura cartelle file server (screenshot o export albero RTZ e Canovi)

Note libere — qualcosa di importante sull'infrastruttura che non abbiamo chiesto ma che e utile sapere:

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Grazie. Le sue risposte sono state ricevute.

Le sue risposte sono state registrate in modo sicuro. Il team Aritmetika le analizzera e le ricontattera per i prossimi passi.
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RTZ-0000-0000